AKT’s zijn Autonome Klant Teams, op deze pagina lees je hier meer over.
Inleiding
Een van de pijlers van onze organisatievisie is de ontwikkeling naar een wendbare organisatie.
We hebben daar de afgelopen jaren veel tijd en energie in gestoken. Eerst heeft een ontwerpteam een aantal modellen voor een wendbare organisatie gemaakt, onder begeleiding van adviesbureau Berenschot.
De leden van het directieteam en toenmalig Strategisch Business Overleg (SBO) hebben in het najaar van 2019 een keuze gemaakt voor horizontaal samenwerken binnen een verticaal georganiseerd bedrijf.
Drie werkgroepen zijn vervolgens de hoofdonderdelen van dit ontwerp gaan uitwerken:
• Autonome Klantteams • Strategy & Development • Innoveren & Testen
In het voorjaar van 2020 is een team gestart om de plannen van de drie werkgroepen te implementeren. Ook na de implementatie hebben de onderdelen zich verder ontwikkeld, en blijven ze zich ontwikkelen. Niet alles pakt in de praktijk uit zoals het in theorie is bedacht. Verschillende pilots (testen in de praktijk) geven ons waardevolle feedback. Waar nodig passen we aan en wat goed is blijft behouden.
Autonome klantteams (AKT's)
Een autonoom klantteam is een multidisciplinair team dat een grotere klantvraag oppakt en afhandelt. In het team zijn Commercie, CSC, S&I, Infra, DHM en JZ betrokken. Daarnaast is er betrokkenheid van Business Control en F&C en waar nodig andere afdelingen. Het team neemt verantwoordelijkheid en heeft de ruimte om zelfstandig een gezamenlijk besluit te nemen binnen de voor Port of Amsterdam geldende kaders. Het OK (overkoepelende klantteam) toetst de keuzes van de AKT’s (autonome klantteams) marginaal.
In de huidige praktijk komen alle AKT-leden op donderdagochtend samen om het actuele projectenoverzicht door te nemen. Ze horen dan van elkaar waar mogelijke knelpunten en kansen zich voordoen en of er nieuwe leads zijn. Er wordt ook gekeken naar samenhang tussen projecten en mogelijke dilemma’s. Maandelijks is er een afsluiting waarin onder andere beleidskaders worden toegelicht. Ook wordt er gediscussieerd over lessons learned van afgeronde projecten.
“We zitten er multidisciplinair in met jurist, contract servicecenter, infra, divisie havenmeester, S&I en MVO. In principe beslist het Autonome Klantteam over strategie, pricing en contractvorming.”
Didier de Beaumont, commercieel manager, Autonoom Klant Team (AKT)
Strategy & Development (S&D)
Strategy & Development is een samenwerking tussen alle collega’s die zich bezighouden met strategie en beleid en daarmee met de lange termijn ontwikkeling van de haven. Binnen dit samenwerkingsverband worden ook de kaders ontwikkeld voor bijvoorbeeld autonome klantteams. Denk dan aan kaders voor bijvoorbeeld pricing en geluid. Daarnaast is er een stuurgroep S&D waar de lijntjes voor beleid en strategie samenkomen.
Collega’s van onder andere Strategie & Innovatie, Commercie, Ruimte & Milieu en Advies & Beleid houden zich bezig met dit soort onderwerpen en werken vaak samen in multidisciplinaire teams. Denk bijvoorbeeld aan de strategische programma’s Bereikbaarheid en Clean Shipping. Het hebben van kaders helpt deze teams om zelfstandig beslissingen te kunnen nemen.
In de werkwijze van deze multidisciplinaire teams is Plan – Do – Check – Act belangrijk. Deze vier opeenvolgende activiteiten – die elkaar als cyclus steeds weer opvolgen – zorgen ervoor dat er ook aandacht is voor kwaliteitsverbetering.
Products & Services
Products & Services (P&S) is gestart als team dat zich bezighoudt met het ontwikkelen van producten en diensten voor klanten en stakeholders. Dit doen ze door de wensen en behoeften van klanten en stakeholders om te zetten naar de meest waardevolle oplossingen. Zo verbeteren ze bestaande processen en introduceren ze nieuwe diensten, producten en processen. Het doel daarbij is om met focus te werken aan innovaties die de meeste waarde toevoegen voor de klant, medewerkers en de organisatie.
Eind 2023 is door de directie besloten om het applicatiebeheer van verschillende applicaties waar P&S aan werkte, over te dragen aan IT en het functioneel beheer te beleggen in de lijnorganisatie. In het eerste kwartaal van 2024 heeft P&S naast het reguliere werk ook gewerkt aan een aantal scenario’s voor de nabije toekomst.
Explore & Go
Een wendbare organisatie is ook zelf innovatief. Explore & Go inventariseert en signaleert ideeën en initiatieven en kijkt en test (valideert) of het de moeite waard is om met deze ideeën verder te gaan.
Dit gaat volgens een gestructureerde werkwijze. Het team Explore & Go brengt samen met de betreffende collega’s onzekerheden en risico’s van de ideeën in beeld en bepaalt stap voor stap of het de moeite waard is om het idee verder te onderzoeken. Hierdoor kan er op tijd worden gekozen voor een ‘go’ of een ‘no go’.
Zelforganiserend team
Port of Amsterdam kent verschillende zelforganiserende teams: PMO, Explore & Go en bij Divisie Havenmeester Advies en Beleid. In een zelf organiserend team zijn de teamleden gezamenlijk verantwoordelijk voor alle activiteiten en managementtaken. Binnen het team is er geen leidinggevende. Het zelforganiserend team bepaalt in samenspraak met haar opdrachtgevers de teamdoelen en kaders.
Daarnaast bepaalt het team zelf de afgeleide persoonlijke doelen, werkwijze en de bijdragen van de leden. In het centrale medewerkersonderzoek (resultaten 2023) zien we dat deze teams gemiddeld hoger scoren op autonomie, en in een aantal gevallen op eigenaarschap. Hierbij springen de volgende opmerkingen eruit: "ik heb de mogelijkheid zelf mijn werkzaamheden in te plannen”, “ik kan zelf beslissen hoe ik mijn werk doe” en “ik heb voldoende verantwoordelijkheid in mijn werk”.
“Heerlijk om in een zelforganiserend team te werken. Het geeft een gevoel van gelijkheid, betrokkenheid en snelheid.”
Everhard van den Brakel, PMO, Zelforganiserend team
